Cégünkről | Exicom Informatika Kereskedőház Kft. - irodatechnika, informatika

Adatkezelési tájékoztató

  1. 1. Adatkezelő megnevezése

Adatkezelő megnevezése: Exicom Informatika Kereskedőház Kft.

Adatkezelő cégjegyzékszáma: 01-09-188539

Adatkezelő székhelye: 1052 Budapest, Városház u. 16. félemelet 2.

Adatkezelő képviselője: Somodi Zsolt

Adatvédelmi munkatárs: Ladikné Szilágyi Szilvia

 

  1. Adatkezelés szabályai

Jelen adatkezelési szabályzat időbeli hatálya 2018. január 1-től visszavonásig tart.

A jelen tájékoztató fogalmi rendszere megegyezik az Infotv. 3. §-ban meghatározott értelmező fogalommagyarázatoknak.

Személyes adat kezelésére csak jog gyakorlása vagy kötelezettség teljesítése érdekében van lehetőség. A Társaság által kezelt személyes adatok magáncélra való felhasználása tilos. Az adatkezelésnek mindenkor meg kell felelnie a célhoz kötöttség alapelvének.

Az adatkezelés jogalapja főszabály szerint az érintett hozzájárulása, valamint bizonyos adatkezelések (például: számlán szereplő személyes adatok) esetén törvény rendelkezése.

Az Adatkezelő az adatfelvételkor tájékoztatja az Érintettet arról, hogy adatai kezelésére az Adatkezelési tájékoztató az irányadó.

Az Adatkezelési tájékoztató elfogadása (írásban) igazolja az Adatkezelési tájékoztató megismerését és adatkezelési hozzájárulásnak minősül.

A Társaság személyes adatot csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében, az érintett előzetes hozzájárulása vagy törvény, illetve törvényi felhatalmazás alapján kezel, a cél eléréséhez szükséges minimális mértékben és ideig. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie a célnak – és amennyiben az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok kezelése egyébként jogellenes, az adatok törlésre kerülnek.

A Társaság az adat felvétele előtt minden esetben közli az érintettel az adatkezelés célját, valamint az adatkezelés jogalapját.

Ha a szabályzat hatálya alatt álló személy tudomást szerez arról, hogy a Társaság által kezelt személyes adat hibás, hiányos vagy időszerűtlen, köteles azt helyesbíteni vagy helyesbítését az adat rögzítéséért felelős munkatársnál kezdeményezni.

A Társaság munkatársai munkájuk során gondoskodnak arról, hogy jogosulatlan személyek ne tekinthessenek be személyes adatokba, továbbá arról, hogy a személyes adat tárolása, elhelyezése úgy kerüljön kialakításra, hogy az jogosulatlan személy részére ne legyen hozzáférhető, megismerhető, megváltoztatható, megsemmisíthető.

A Társaság adatvédelmi rendszerének felügyeletét az ügyvezető látja el.

 

Illetékes hatóság:

Az érintett a Társaság adatkezelési eljárásával kapcsolatos panasszal a NAIH-hoz fordulhat:

név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

(továbbiakban Hatóság)

székhely: 1024 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.

honlap: www.naih.hu

Az érintett – választása szerint – bírósági úton is érvényesítheti igényét. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per - az érintett választása szerint - az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

 

  1. Az érintettek jogainak érvényesítése

Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – törlését az info@exicominformatika.hu e-mail címen.

 

3.1. Tájékoztatáshoz való jog

Az érintett kérelmére a Társaság tájékoztatást ad az érintett általa kezelt, illetve az általa vagy rendelkezése szerint megbízott adatfeldolgozó által feldolgozott adatairól, azok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, az adatvédelmi incidens körülményeiről, hatásairól és az elhárítására megtett intézkedésekről, továbbá az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről.

A Társaság az érintett személyes adatának kezelésével összefüggő kérelmére annak benyújtásától számított legkésőbb 25 napon belül írásban, közérthető formában választ ad.

A tájékoztatás kiterjed az Infotv. 15. § (1) bekezdésében meghatározott információkra, amennyiben az érintett tájékoztatása törvény alapján nem tagadható meg.

A valóságnak nem megfelelő adatot az adatkezelő – amennyiben a szükséges adatok és az azokat bizonyító közokiratok rendelkezésre állnak – helyesbíti, az Infotv. 17. § (2) bekezdésében meghatározott okok fennállása esetén intézkedik a kezelt személyes adat törlése iránt.

 

3.2. Tiltakozás joga

Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen,

  1. ha a személyes adatok kezelése vagy továbbítása kizárólag az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy az adatkezelő, adatátvevő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve kötelező adatkezelés esetén;

  2. ha a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik; valamint

  3. törvényben meghatározott egyéb esetben.

A Társaság a tiltakozást a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 25 napon belül megvizsgálja, annak megalapozottsága kérdésében döntést hoz, és döntéséről a kérelmezőt írásban tájékoztatja. Amennyiben a tiltakozás megalapozott, a Társaság az adatkezelést megszünteti, és az adatokat zárolja, valamint a tiltakozásról, továbbá az annak alapján tett intézkedésekről értesíti mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbította, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében.

Ha az érintett a tiltakozás tárgyában hozott döntéssel nem ért egyet, vagy a határidőt a Társaság elmulasztja, az érintett a döntés közlésétől, illetve a határidő utolsó napjától számított 30 napon belül belül az Infotv. 22. §-ában meghatározottak szerint bírósághoz fordulhat. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezelő az Infotv. 21. § (3) bekezdésében meghatározottak szerint jár el.

 

3.3. Zárolás

A Társaság zárolja a személyes adatot, ha az érintett ezt kéri, vagy ha a rendelkezésére álló információk alapján feltételezhető, hogy a törlés sértené az érintett jogos érdekeit. A zárolt személyes adat kizárólag addig kezelhető, ameddig fennáll az az adatkezelési cél, amely a személyes adat törlését kizárta.


3.4. Törlés

A Társaság a személyes adatot törli, ha kezelése jogellenes, az érintett kéri, a kezelt adat hiányos vagy téves - és ez az állapot jogszerűen nem orvosolható - feltéve, hogy a törlést törvény nem zárja ki, az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt, azt a bíróság vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság elrendelte.

A személyes adatok törlésére, zárolására, helyesbítésére 25 nap áll a Társaság rendelkezésére. A Társaság a megtett intézkedéseiről az érintettet, továbbá mindazokat értesíti, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbította.

A Társaság az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével másnak okozott kárt, illetve az általa vagy az általa igénybe vett adatfeldolgozó által okozott személyiségi jogsértés esetén járó sérelemdíjat is megtéríti. Az adatkezelő mentesül az okozott kárért való felelősség és a sérelemdíj megfizetésének kötelezettsége alól, ha bizonyítja, hogy a kárt vagy az érintett személyiségi jogának sérelmét az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő. Ugyanígy nem téríti meg a kárt, amennyiben az a károsult szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott.

 

  1. Az adatkezelés céljai:

4.1 Szerződéskötéssel együtt járó adatkezelés:

Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja:

Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) és a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.) jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával összhangban az érintett hozzájárulása.

Az adatkezelés célja:

A szerződés teljesítéséhez az adatkezelő rögzíti a szerződésben a kapcsolattartókat, amelyet kizárólag a szerződés teljesítése érdekében tárol, amíg az érintett azt vissza nem vonja, vagy a szerződés meg nem szűnik, és a jogos tárolási idejét követően törlésre nem kerül.

Az adatkezelés időtartama:

Az érintett hozzájárulásának visszavonásáig, vagy a szerződés megszűnéséig.

A kezelt személyes adatok köre:

Név, cím, e-mail cím, telefonszám.

 

4.2 Megrendeléssel és számlázással kapcsolatos adatkezelés:

Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja:

Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) és a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Sztv.) rendelkezései jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával összhangban az Ön hozzájárulása, valamint – hozzájárulása visszavonása esetén – az Infotv. 6 § (5) bekezdése a) pontja alapján az Adatkezelőt terhelő, Sztv-ben megfogalmazott jogi kötelezettség teljesítése.

Az adatkezelés célja:

A jogszabályoknak megfelelő számla kiállítása és a számviteli bizonylat-megőrzési kötelezettség teljesítése. Az Sztv. 169. § (1)-(2) bekezdése alapján a gazdasági társaságoknak a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot meg kell őrizniük.

Az adatkezelés időtartama:

A kiállított számlákat az Sztv. 169. § (2) bekezdése alapján a számla kiállításától számított 8 évig meg kell őrizni. Tájékoztatjuk arról, hogy amennyiben a számla kiállításához adott hozzájárulását visszavonja, az Adatkezelő az Infotv. 6. § (5) bekezdés a) pontja alapján jogosult a számla kiállítása során megismert személyes adatait 8 évig megőrizni.

A kezelt személyes adatok köre:

Név, cím, e-mail cím, telefonszám, bankszámlaszám.

 

4.3 Az áruszállításhoz kapcsolódó adatkezelés:

Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja:

Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) előírásai jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával összhangban az érintett hozzájárulása.

Az adatkezelés célja:

Az áruszállítás esetében az adatkezelés célja az, hogy a megrendelt árut az érintett igényéhez alkalmazkodva szerződéses partnereink közreműködésével kiszállítsuk a ügyfél részére.

A kezelt adatok köre:

Név, cím, e-mail cím, telefonszám.

Az adatkezelés időtartama:

Az Adatkezelő az adatokat a megrendelt áru ellenértékének térüléséig tárolja

 

4.4 A szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódó adatkezelés:

Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja:

Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) előírásai jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával összhangban az érintett hozzájárulása.

Az adatkezelés célja:

A szolgáltatások esetében az adatkezelés célja az, hogy a megrendelt szolgáltatást az érintett igényéhez alkalmazkodva kollégáink/alvállalkozóink közreműködésével elvégezzük az ügyfél részére.

A kezelt adatok köre:

Név, cím, e-mail cím, telefonszám.

Az adatkezelés időtartama:

Az Adatkezelő az adatokat a szolgáltatás befejezéséig tárolja, vagy az érintett hozzájárulásának visszavonásáig.

 

4.5 A regisztrációval együtt járó adatkezelés:

Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja:

Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) és a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.) jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával összhangban az érintett hozzájárulása.

Az adatkezelés célja:

A regisztráció során megadott adatok tárolásával az Adatkezelő kényelmesebb szolgáltatást tud biztosítani (pl. az érintett adatait újabb vásárláskor nem kell ismét megadni)

A kezelt adatok köre:

Név, e-mail cím, telefonszám.

Az adatkezelés időtartama:

Az érintett hozzájárulásának visszavonásáig, vagy a regisztráció törléséig.

 

4.6. A kereskedelemmel együtt járó adatkezelés

Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja:

Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) és a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.) jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával összhangban az érintett hozzájárulása.

Az adatkezelés célja:

Kereskedelemmel, szerződéskötéssel kapcsolatban a megadott adatok tárolásával az Adatkezelő rögzíti a partnerei által kijelölt kapcsolattartók adatait, a hatékony kapcsolattartás végett.

A kezelt adatok köre:

Név, e-mail cím, telefonszám

Az adatkezelés időtartama:

Az érintett hozzájárulásának visszavonásáig.

 

4.7 A beküldött Önéletrajzok adatkezelése (weboldalon, vagy e-mailben):

Az adatkezelés jogszabályi háttere és jogalapja:

Az adatkezelés hátterét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) előírásai jelentik. Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontjával összhangban az érintett hozzájárulása.

Az adatkezelés célja:

Az Önéletrajzok esetében az adatkezelés célja az, hogy a meghirdetett állásajánlatra érkező Önéletrajzokat az Adatkezelő feldolgozza, és aszerint a pályázókat a felvételiztetési eljárásba be tudja vonni.

A kezelt adatok köre:

Név, cím, e-mail cím, telefonszám, referenciák, munkahelyek, iskolai végzettségek és egyéb a beküldő által megadott adat.

Az adatkezelés időtartama:

A meghirdetett állásajánlat lezárásáig.

 

  1. Adatfeldolgozó igénybevételéről és az adatkezeléshez kapcsolódó tevékenységükről:

5.1 Az elektronikus adatok tárolására irányuló adatkezelés:

 

Adatfeldolgozó neve:

Adatfeldolgozó címe:


Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján az e-mailek tárolását végzi. Az e-mailek és azon belül a személyes adatok megismerésére nem jogosult.

Adatfeldolgozó neve: exPanda Kft.

Adatfeldolgozó címe: 1161 Budapest, Árpád u. 7.

Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján CRM rendszer („Panda” rendszer: számlázás, raktározás, könyvelés, hibabejelentések tartoznak a rendszer feladatai közé) üzemeltetését, fejlesztését végzi, azon belül személyes adatok megismerésére nem jogosult.

Adatfeldolgozó neve: Care All Kft.
Adatfeldolgozó címe: 1121 Budapest, Törökbálinti út 15. A. ép. fszt.

Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján CRM rendszer („Andoc” rendszer: folyamatvezérlés, megrendelések kezelése, belső folyamattámogatás, ticketing funkciók, iratkezelés és értékesítési osztály támogatása a rendszer feladatai) üzemeltetését, fejlesztését végzi, azon belül személyes adatok megismerésére nem jogosult.

Adatfeldolgozó neve: RendesWeb Kft.

Adatfeldolgozó címe: 1173 Budapest, Határhalom utca 4.

Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján CRM rendszer („CRM” rendszer: szerződéskezelés, szerződés és egyéb irattárolás valamint értékesítési osztályt támogató funkciók a feladatai) üzemeltetését, fejlesztését végzi, azon belül személyes adatok megismerésére nem jogosult.

 

5.2 A biztonsági mentésekhez kapcsolódó adatkezelés:

Adatfeldolgozó neve:

Adatfeldolgozó címe:
Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján az adatok biztonsági mentésének fizikai helyét adja. Az ott tárolt adatok megismerésére nem jogosult.

 

5.3 Az ügyfélszolgálat és a logisztikai ügyintézés üzemeltetőjének adatkezelése:

 

Adatfeldolgozó neve: RendesWeb Kft.

Adatfeldolgozó címe: 1173 Budapest, Határhalom utca 4.

Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján az ügyfelek bejövő hívásait kezeli, hívásokat indíthat, a hibaelhárításokkor a technikusok diszpécserszolgálatát látja el, valamint az adminisztratív munkában veszi ki a részét (számlázás, ügyféllevelek kezelése) és az árubeszerzések, árukiszállítások adminisztrációját, ügyintézését végzi el. A felek közötti szerződés rögzít minden feladatot, amelyet az adatfeldolgozó elláthat, illetve az adatok tárolását végzi el (maximum olyan mértékben és mennyiségben, amennyi az adott tevékenységhez elengedhetetlen). Az adatok felhasználására a rögzített pontokon túl, illetve azok kiadására harmadik fél részére nem jogosult.

 

5.4 A kereskedelmi kapcsolattartás adatkezelés:

 

Adatfeldolgozó neve:

Adatfeldolgozó címe:

 

 

 

 

 

Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján a meglévő és leendő ügyfelekkel való kapcsolattartásra, megrendelések ügyintézésére jogosult. Az Adatfeldolgozó kizárólag az Adatkezelő megbízásából járhat el. Az adatok tárolására csak az érintett visszavonásáig, vagy az Adatkezelő és Adatfeldolgozó közötti szerződés megszűnéséig van módja.

 

5.5 Könyveléssel kapcsolatos adatkezelés:

 

Adatfeldolgozó neve: Rinnova Kft.

Adatfeldolgozó címe: 1074 Budapest, Rottenbiller u. 6/b. I/5.

Az Adatfelodolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján közreműködik a számlviteli bizonylatok könyvelésében. Ennek során az Adatfeldolgozó az érintett nevét és címét a számviteli nyilvántartáshoz szükséges mértékben, a Sztv. 169. § (2) bekezdésének megfelelő időtartamban kezeli, ezt követően haladéktalanul törli.

 

5.6 Pénzügyi tevékenységekkel kapcsolatos adatkezelés:

 

Adatfeldolgozó neve: Gúth Viktória EV.

Adatfeldolgozó címe: 67007389-1-42

  Adatfeldolgozó elérhetősége: penzugy@europrofil.hu

Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján a pénzügyi tranzakciókat rögzíti az Adatkezelő CRM rendszerébe, visszautalásokat, átutalásokat, kifizetéseket intéz az Ügyvezető utasítása alapján, valamint az adatbázisban javítja a pénzügyi adatokat igény/változás esetén.

 

5.7 Szervizszolgáltatással kapcsolatos adatkezelés:

 

Adatfeldolgozó neve: Muhel Zsolt

Adatfeldolgozó címe: 6791 Szeged, Gyalu u. 4.

Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján eljárhat mosodatechnikai szerviztevékenység ellátása céljából az Adatkezelő megbízásából, amely során az érintettek adatai időpontegyeztetés/számlakiállítás-sal kapcsolatosan egyeztetéseket indíthat, amely végett az adatok számára láthatóak.

 

5.8 Árukiszállítással kapcsolatos adatkezelés:

 

Adatfeldolgozó neve:

Adatfeldolgozó címe:

GLS General Logistics Systems Hungary Csomag-Logisztikai Kft.

2351 Alsónémedi, GLS Európa u. 2.

 

Az Adatfeldolgozók az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján az Adatkezelő megbízásából kiszállíthatnak árukat. Az érintettek magánadatait más tevékenység céljából nem használhatják fel az adatfeldolgozók.

 

5.9 Álláshirdetésekre beküldött Önéletrajzok adatkezelése:

 

Adatfeldolgozó neve: Borovicsné Varga Zsuzsa

Adatfeldolgozó címe: 6771 Szeged, Pálya tér 61.

 

Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött írásbeli szerződés alapján az Adatkezelő előre definiált álláshirdetése során, a beküldött Önéletrajzokat az illetékes vezetőkkel értékelje, értesítse az érintetteket a szakmai vezetők döntéséről. Az adatok tárolását zárt rendszerben teszi meg, amelyet az Adatkezelő biztosít részére, majd az állásajánlat lezárultakor az érintetteket értesíti az adatok végleges törléséről.

 

  1. Adattovábbítás harmadik országba:

Nem történik adattovábbítás.